Avisos por e-mail

Existe um momento em que o WhatsApp um a um deixa de dar conta: faltam duas semanas, trinta pessoas ainda não confirmaram, e o horário da cerimônia mudou. É para isso que serve Avisos por e-mail, no painel. (A tela se chamava "Convites e avisos"; o convite em si é a página do convite, que você manda pelo WhatsApp.)

São duas coisas ali dentro: os automáticos, que saem sozinhos na hora certa, e os avisos que você escreve, para quando algo muda.

Primeiro: conseguir os e-mails

Nada disso funciona sem o endereço dos convidados, e é normal você não ter nenhum no começo. Há três caminhos, do melhor para o mais trabalhoso.

Um formulário no grupo do WhatsApp é o jeito mais rápido. Crie um formulário com a audiência "Convidados (quem não estiver se cadastra)", ligue a opção de pedir e-mail, e mande o link uma vez. Cada pessoa digita o próprio endereço, e quem ainda não estava na lista entra sozinho. Você resolve nome, telefone e e-mail de todo mundo numa tacada.

O próprio RSVP já pede o e-mail (opcional) na hora de confirmar presença. Não precisa fazer nada: quem confirmar daqui para frente deixa o contato.

Importar a planilha que você já tem, em Convidados → Importar planilha. Dá para colar direto do Excel ou do Google Sheets (é só selecionar e copiar) ou enviar a própria planilha do Excel (.xlsx) ou um CSV. A gente reconhece as colunas de nome, e-mail, telefone, grupo, resposta e mesa sozinho, com os nomes que você já usa — "celular", "fone", "nome completo", tanto faz. Só o nome é obrigatório. Antes de gravar qualquer coisa você vê, linha por linha, quem vai entrar, quem completa um cadastro que já existia e quem fica de fora, e por quê.

Convidado que já está na lista não é sobrescrito: a importação só completa o que estava vazio, e só no cadastro da mesma pessoa — o telefone da mãe na linha do filho não leva o e-mail dele para o cadastro dela. Se a pessoa já tinha digitado o e-mail dela no RSVP, é esse que vale.

Os automáticos

Vêm todos ligados, e você desliga o que não quiser:

• Falta um mês — reabre o assunto quando a data já saiu do radar.
• É essa semana — o mais útil de todos: horário, endereço, o que vestir.
• É amanhã — só o essencial, para quem vai abrir no celular a caminho.
• Cobrar quem não confirmou — um único lembrete, só para quem ainda não respondeu. Nunca vira série.
• Obrigado por vir — depois da festa, com o link das fotos e do mural.

Cada um diz quando sai — a data, calculada pela data do evento, e o horário, no meio da manhã — e para quantas pessoas iria hoje. Em Ver o texto você lê o e-mail como ele chega, com os dados do seu evento, e Mandar um teste para mim põe o e-mail na sua caixa de entrada. Depois de sair, a tela diz quando saiu e para quantas pessoas.

Cada convidado recebe cada um uma única vez. Todos usam a data do evento e os dados que estão no site, então mantenha a programação e o endereço em dia que o resto sai certo.

Os avisos que você escreve

Mudou o horário, choveu, o ônibus vai sair de outro lugar. Você escreve o texto e escolhe para quem vai (todos, só quem confirmou, só quem não respondeu, só quem não vai). A tela seguinte, Revisar e enviar, diz para quantas pessoas o aviso vai e quem fica de fora — quem não tem e-mail aparece pelo nome —, e daí você envia na hora ou agenda para um dia e um horário (no fuso do evento). O aviso agendado sai sozinho; até lá dá para editar o texto ou cancelar.

Antes de enviar de verdade, mande um teste para você mesmo — a tela lembra se você ainda não mandou. E-mail não tem desfazer, e ver o texto na própria caixa de entrada pega em dois segundos o que a tela esconde.

Quem recebe, e quem não recebe

O e-mail sai com o nome do seu evento e com o seu endereço como resposta: se o convidado responder, cai na sua caixa, não na nossa.

Todo aviso leva um link de "não quero mais receber". Quem clicar sai da sua lista na hora, e você vê quem saiu lá no painel. Isso é exigência da LGPD e também é o que protege a entrega: convidado que não acha como sair marca como spam, e aí os e-mails dos outros convidados começam a cair na caixa de lixo.

Quem sai dos avisos continua recebendo os recibos do que ele mesmo fizer no site — a confirmação de presença, o comprovante do presente. Isso é resposta a um ato dele, não um aviso de lista.

Quantos e-mails dá para mandar

Depende do plano: o Grátis não envia avisos — a tela diz isso e mostra o plano que libera — mas manda os recibos normalmente, e os planos pagos têm uma cota mensal, que você vê no topo da tela. Se a cota acabar no meio de um envio, a lista do aviso mostra quantos receberam de quantos. É um limite alto — existe para impedir uso indevido, não para racionar o uso normal.

Uma coisa que a gente não faz

Não sabemos quem abriu seu e-mail nem quem clicou. Não usamos pixel de rastreamento nem links rastreados: é dado do seu convidado, e ele não pediu para ser medido. O que você vê é quantos e-mails saíram.